Position: Office Manager / Empfangsmitarbeiter (m/w/d)
Arbeitszeit: Teilzeit, 20 Stunden pro Woche (Montag bis Freitag, 12:00 – 16:00 Uhr)
Standort: Hamburg (Hammerbrook)
Vergütung: 21.000 € brutto pro Jahr
Wir suchen eine/n engagierte/n und zuverlässige/n Office Manager/Empfangsmitarbeiter/in, der/die unser Team in Teilzeit unterstützt. In dieser Position bist Du die erste Anlaufstelle für unsere Gäste und Mitarbeiter und trägst maßgeblich zur positiven Außendarstellung unseres Unternehmens bei. Deine Arbeitszeit beträgt 20 Stunden pro Woche, von Montag bis Freitag, jeweils von 12:00 bis 16:00 Uhr.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Empfang und Begrüßung: Freundlicher Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden und Geschäftspartnern.
- Telefonzentrale: Entgegennahme und Weiterleitung von eingehenden Anrufen sowie Bearbeitung allgemeiner Anfragen.
- Post- und E-Mail-Verwaltung: Sortierung und Verteilung der eingehenden Post sowie Bearbeitung der zentralen E-Mail-Korrespondenz.
- Büroorganisation: Verantwortung für die allgemeine Büroorganisation, einschließlich der Bestellung von Büromaterial und der Pflege von Besprechungsräumen.
- Terminkoordination: Unterstützung bei der Planung und Organisation von internen Meetings und Veranstaltungen.
- Unterstützung des Office Managements: Unterstützung bei administrativen Aufgaben, wie z.B. der Verwaltung von Ablagen, Rechnungen und Verträgen.
- Datenpflege: Pflege und Aktualisierung von Datenbanken, Listen und Dokumenten sowie Handling von Servicezugängen.
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroablaufs: Überwachung der Einhaltung von Sauberkeits- und Sicherheitsstandards im Empfangsbereich.
- Fuhrpark: Unterstützung bei der Betreuung des Fuhrparks.
Anforderungen
- Berufserfahrung: Erste Berufserfahrung im Bereich Empfang, Büroorganisation oder Verwaltung von Vorteil.
- Kommunikationsfähigkeit: Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.
- Organisationstalent: Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen.
- EDV-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) und ein wenig Affinität zur IT.
- Persönliche Eigenschaften: Freundliches und professionelles Auftreten, Zuverlässigkeit, hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit.
- Flexibilität: Bereitschaft, auch bei kurzfristigen Änderungen flexibel zu reagieren, Hands-on-Mentalität.
Wir bieten
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit im Team
- Modernes, internationales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien
- Ein hoch motiviertes Team, in dem sich jeder einbringen kann mit einem tollen Teamgeist.
- Zuschuss beim Deutschland-Ticket
- Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
- Variable Bonuszahlung
- 30 Tage Urlaub
- Eine zentrale und lebendige Lage in der Hamburger City Süd mit idealer Bus- und Bahnanbindung;
- Teamevents, frisches Obst, Wasser, Kaffeespezialitäten, Kantine und Cafeteria.
Hast du Lust, unser Team zu verstärken?
Dann schicke Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen an: Bewerbung@vanoord.com. Dein Ansprechpartner ist Florian.
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